La gestión documental es un conjunto de técnicas y normas que, soportadas en la tecnología, permiten la organización y control de documentos electrónicos o imágenes de documentos generadas desde un escáner. Un sistema DMS (Document Management System) para gestión documental, centraliza el almacenamiento de documentos y en principio se orienta para que los usuarios puedan buscar estos por sus metadatos, accedan a la documentación permitida, controlen versiones y rastreen documentos, apoyando y garantizando su conservación durante el ciclo de vida documental. Un DMS es el componente medular que dio paso a los sistemas para administración de contenido empresarial (ECM: Enterprise Content Management), los que además de mantener los archivos electrónicos organizados y accesibles, permite automatizar procesos de negocio existentes y accionar datos e información contenida no solo en documentos sino también en cualquier otro tipo de objeto electrónico como imágenes, audio, video, correo electrónico o fuentes de datos integradas con otras plataformas, para acelerar y mejorar la toma de decisiones. Un ECM no debe ser visto como un simple administrador de documentos, ya que, por diseño, apalanca a la organización para introducir eficiencias operacionales apoyadas en características como: Administración de registros e información no estructurada y semi estructurada. Integración a sistemas empresariales o heredados. Motor de flujo electrónico de procesos documentales y no documentales. Captura masiva, extracción inteligente de datos y clasificación automática de documentos. Relacionamiento entre documentos electrónicos y su ubicación física. Firmas digitales, control e historial de versiones. Protección y desprotección de documentos para edición colaborativa. Pistas de auditoría. Anotaciones y sellos como metadatos. ¿Cuál es el impacto inicial favorable en una empresa tras haber adoptado un sistema de gestión documental? De forma general, los clientes a los que se ha implementado una de nuestras soluciones, de primera mano se han beneficiado tangible mente con: Disminución e inclusive la eliminación de impresiones y copiado de documentos, por ende, esto implica que el requerimiento de espacio físico destinado a archivo sea optimizado también. Reducción entre el 65% y 95% en tiempo relacionado a carga de información de documentos a sistemas de negocio. Automatización en la captura centralizada de comprobantes electrónicos desde cuentas de correo electrónico. Optimización en el uso de valija de documentos y por ende la reducción de sus costos al enviar documentos desde sucursales hacia matriz para iniciar procesos de negocio, como calificación y aprobación de crédito o cuentas por pagar. Acceso inmediato a imágenes de documentos de negocio e independencia progresiva del archivo físico. ¿Cómo es el proceso que las empresas deben adoptar para empezar la gestión documental? La implementación de un proyecto de gestión documental es una decisión estratégica corporativa que engloba objetivos claros, asignación de recursos y el compromiso de las áreas dolientes en donde se pondrá en producción. El gerente del departamento propietario del o los procesos seleccionados que serán optimizados, idealmente será quien auspicie al proyecto y apalanque el éxito del mismo. El departamento de tecnología es apoyo fundamental durante la ejecución del proyecto con un rol protagónico más que estelar, siendo el que asigna los recursos de infraestructura requeridos por el sistema y el personal necesario para poder brindar soporte interno de primer nivel a los usuarios de su organización. ¿Cuál es la inversión que deben realizar las organizaciones en cuanto a hardware? Un proyecto de gestión documental para nivel de entrada demanda de dispositivos de captura o escáneres con alimentación automática de documentos y su costo varía inicialmente por la capacidad de producción diaria y los formatos aceptados. Como referencia, un escáner de escritorio con capacidad de producción diaria de 4,000 páginas puede oscilar entre los $800 y $950, no obstante, muchos de los dispositivos, incluyendo equipos multifuncionales, que podrían encontrarse ya en funcionamiento en varias organizaciones, pueden ser aprovechados para iniciar con el proyecto. El software de gestión documental puede hacer uso también de la infraestructura de hardware con la que actualmente cuenta la empresa, sin embargo, factores como el alcance de su implementación, la variedad y criticidad de los servicios documentales y de contenido que se requieren, los puntos de captura y el volumen documental generado, la cantidad de usuarios y su distribución geográfica, entre otros más, seguramente demanden el uso de infraestructura exclusiva. También, si las políticas de la empresa lo permiten, es viable alojar la solución en servicios en la nube como por ejemplo, Microsoft Azure, e inclusive contar con ambientes híbridos. ¿Cuál es el sector que tiene más interés por la gestión documental y cuál puede ser más beneficiado? Creo que la respuesta debería enfocarse más bien a lo que las organizaciones pueden estar comprometiendo al no adoptar gestión documental independientemente de la vertical de negocio a la que pertenecen. Es un hecho que ciertos tipos de industria, por nombrar algunas, como seguros, banca, educación y salud, son generadores y consumidores de documentos en mayor volumen que otras y podrían ser testigos de las dificultades que asocia la sola administración de un archivo físico hasta su gestión en procesos de negocio, o peor aún, asumir que tales dificultades son parte del proceso y la operación del día a día. A esto, creo importante dejar planteadas las siguientes inquietudes para el análisis de quienes toman decisiones estratégicas en la organización: ¿Qué usuario en una organización no hace uso del correo electrónico de manera diaria para compartir documentos o información, para trabajo colaborativo u otros fines? Si bien es una herramienta habitual de trabajo y nada eficiente para edición colaborativa, varias veces es utilizada para el envío de información sensible para las partes. ¿Quién estando frente a su computador y visualizando sus carpetas de archivos personales o de trabajo, no ha logrado encontrar en alguna ocasión aquel preciso documento que requiere en ese momento y ha navegado entre una vasta estructura de sub carpetas para tratar de encontrarlo? ¿Recuerda con seguridad en dónde lo guardo y cuál es el nombre del documento? ¡Imagine ahora este escenario al requerir físicamente un documento! Esto simplemente se traduce en tiempo improductivo y costos ocultos para la organización. ¿Qué plan de contingencia garantiza que el archivo físico no se comprometa o desaparezca ante un incendio, inundación o desastre natural que no sea la misma duplicación del archivo en ubicaciones alternas? Es posible, pero su gestión y costo es absurdo y no agrega en lo absoluto valor a los clientes. Es fácil pasar por alto algún evento de estos dada su baja probabilidad de suceder, pero ¿qué si sucede? ¿Podría su negocio continuar con cierta normalidad? Esta es la realidad que me lleva a pensar que los beneficios de gestionar documentos y administrar contenido no dependen de manera directa a la industria o sector pudiendo encajar prácticamente en cualquier vertical de negocio.